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E-Mail-Verteiler - wozu kann ich sie gebrauchen?

Auf unserer LoginID-Seite zur Verwaltung der eigenen E-Mail kann sich jeder Benutzer eigene E-Mail-Verteiler einrichten. Sie fragen sich vielleicht: Wozu? Dazu ein paar praktische Anwendungen. Voraussetzung ist, dass Ihre zugeteilte E-Mail-Adresse Rubald.Rubsam@ruhr-uni-bochum.de lautet. Da das vermutlich nicht der Fall ist, müssen Sie an den Beispielen einige Änderungen vornehmen.

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Nutzung mehrerer Mailboxen

Wir nehmen an, sie haben eine weitere E-Mail-Adresse, weil Sie einen Teil der Zeit zum Austausch an der Universität der Antarktis arbeiten. Dort haben Sie die E-Mail-Adresse rrubsam@uni.aq. Sie möchten Ihre Mail natürlich an beiden Orten lesen können, ohne immer auf den jeweils anderen Rechner zugreifen zu müssen. In einem ersten Versuch tragen Sie in Bochum ein, dass die Mail in Ihrer Mailbox abgelegt werden soll und gleichzeitig an die antarktische Adresse weitergeleitet werden soll. Ähnliches machen Sie in der Antarktis. Leider funktioniert das nur halb. Sie können zwar auf beiden Rechnern Ihre Mail lesen (je nach Mailsystem in der Antarktis manche Mails sogar doppelt), aber jeder Absender erhält ein bis zwei hässliche Fehlermeldungen über "Mail-Loops". Hier hilft ein Verteiler: Wenn Sie in der Antarktis alle Mails lokal ablegen und an die Adresse Rubald.Rubsam+aq@ruhr-uni-bochum.de weiterleiten, können Sie für diesen Verteiler bestimmen, dass die Mail nur lokal abgelegt und nicht wieder im Kreis weitergeschickt wird. Zumindest die Bochumer Fehlermeldungen sind damit verschwunden, allerdings kommen die Briefe, die an die Bochumer Adresse gesandt werden, immer noch zweimal an, einmal direkt und einmal nach dem Umweg über die Antarktis. Auch das können Sie noch beheben, indem Sie die Mail an Ihre lokale Adresse nur in die Antarktis weiterleiten und nicht lokal ablegen. Allerdings bekommen Sie dann die Mail vom Kollegen nebenan erst nach einer weltweiten Ehrenrunde zu lesen.

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Konferenzorganisation

Sie wollen eine kleine Konferenz organisieren mit dem Namen AI99 (über Angewandte Ignoranz). Dazu legen Sie als erstes einen Verteiler mit dem Namen Rubald.Rubsam+ai99@ruhr-uni-bochum.de an. Diese Adresse benutzen Sie in allen Aufrufen zur Teilnahme und für die Erledigung der Korrespondenz zu dieser Konferenz. Dieses Vorgehen hat mehrere Vorteile. Sie können zunächst Ihre Mails vorsortieren, entweder bei der Zustellung (im Augenblick vom Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Mailbox noch nicht unterstützt), oder spätestens beim Zugriff auf Ihre Mail über IMAP (oder weniger wirksam POP). Das Mail-System legt nämlich die Zustelladresse im Header der Mail in einer Zeile mit dem Namen Delivered-To ab. Daraufhin kann Ihr Mail-Klient filtern und Ihnen Ihre Konferenz-Mail in einem getrennten Folder zur Verfügung stellen. (Im Falle von IMAP auch direkt auf dem Server, so dass Sie z.B. von zuhause aus nur Ihre übrige Post ansehen können.) Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nach erfolgreichem Abschluss der Konferenz die Adresse wieder entfernen können, z.B. um sich gegen weiter eintreffenden Spam zu schützen. Andererseits kann es natürlich passieren, dass Sie schon vor der Lektüre dieser Seite begonnen haben, die Konferenz zu organisieren und jetzt in Ihrer Mailbox täglich 10 Konferenzmails, 3 Spams und eine Nachricht finden, auf die Sie eigentlich warten. Dieses Durcheinander möchten Sie eigentlich gern von Ihrem Sekretär vorsortiert haben, der auch gleich die reinen Teilnehmeranmeldungen selbst bearbeiten kann. Sie geben natürlich zu diesem Zweck nicht Ihrem Sekretär Ihre Login-ID und Ihr Passwort, immerhin haben Sie ja unterschrieben, dass Sie das nicht tun. Mit Hilfe von Verteilern lässt sich dieses Problem elegant lösen: Sie leiten alle Ihre Mails, die an die Adresse Rubald.Rubsam@ruhr-uni-bochum.de gerichtet ist, weiter an die Adresse Mein.Sekretaer@ruhr-uni-bochum.de. Außerdem richten Sie einen Verteiler Rubald.Rubsam+wirklich@ruhr-uni-bochum.de ein, und Ihr Sekretär leitet manuell alle Briefe, die Sie wirklich lesen müssen, an diese Adresse weiter (das funktioniert auch noch, wenn der Sekretär in der Antarktis sitzt und keine Bochumer Adresse hat).

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Adressenschutz

Sie gehören sicher zu den Leuten, die im Rahmen ihrer Forschungen häufig das Web zur Hilfe nehmen, um nach neuen Resultaten in Ihrem Fachgebiet und nach neuen Programmen zu suchen. Sobald Sie die Ergebnisse für Ihre Arbeit herunterladen wollen, werden Sie häufiger nach Angaben zu Ihrer Person gefragt werden, unter anderem nach Ihrer E-Mail-Adresse. Wenn Sie zu der Institution, die diese Fragen stellt, kein unbedingtes Vertrauen haben, empfiehlt es sich, dort eine speziell für dieses Formular ausgedachte Adresse zu verwenden. Diese Adresse muss natürlich funktionieren, da Ihnen ja wichtige Informationen an diese Adresse geschickt werden sollen, Sie würden aber gern sofort merken, wenn die fragende Firma Ihnen statt dessen laufend Werbung sendet oder sogar Ihre Adresse weitergibt. Kommt dies nur gelegentlich vor, legen Sie einfach vor jedem Ausfüllen eines Fragebogens einen neuen Verteiler an, z.B. Rubald.Rubsam+msoft@ruhr-uni-bochum.de für einen Microsoft-Fragebogen, Rubald.Rubsam+sun@ruhr-uni-bochum.de für einen Sun-Fragebogen usw. Wenn Ihnen das täglich passiert, wird das Anlegen natürlich sehr lästig. Dann ist es einfacher, einmal einen Verteiler mit dem speziellen Namen Rubald.Rubsam+default@ruhr-uni-bochum.de anzulegen, der bestimmt, was mit allen unbekannten Verteilernamen passiert. Allerdings sollten Sie wenigstens eine Liste führen, wem Sie welche Adresse gegeben haben, sonst wissen Sie hinterher doch nicht, welcher Anbieter mit Ihrer Adresse hausieren gegangen ist. Wenn Sie dann allerdings E-Mails an einen Verteiler nicht mehr bekommen wollen, hilft es nicht, den Verteiler zu löschen, statt dessen können Sie dann bestimmen, dass die Mail weder weitergeleitet noch abgelegt wird (stellen Sie aber bitte den Werbemail-Schutz ein, sonst geht es nicht). Die Mail wird dann rückstandsfrei beseitigt.

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Mailinglisten

Eine der Zielvorstellungen bei Verteilerlisten sind natürlich Mailinglisten (kleinere, handbetriebene). Wenn Sie häufiger Mails an alle sieben Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe schreiben wollen, können Sie einfach einen Verteiler Rubald.Rubsam+ag@ruhr-uni-bochum.de anlegen und die Mitglieder in diesen Verteiler eintragen (vergessen Sie sich selbst nicht). Dann müssen Sie nur noch eine Adresse als Ziel angeben (was Ihr Mail-Programm auch kann), und andere können diesen Verteiler auch benutzen, z.B. können Sie den Verteiler gleich ins Reply-To-Feld setzen (das kann Ihr Mail-Programm vermutlich nicht). Damit die Mailingliste wie eine professionelle Liste funktioniert, sollten Sie noch den weiteren Verteiler Rubald.Rubsam+ag-owner@ruhr-uni-bochum.de erstellen und nur sich selbst dort eintragen. Dann landen alle Fehlermeldungen bei der Zustellung an Mitglieder der Liste bei Ihnen und nicht beim ursprünglichen Absender, der ja Ihre Liste sowieso nicht reparieren könnte.

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